成规院:致远互联让上万个项目近千GB资料实现一键迁移

  ——致远互联第七届全国协同应用大赛总决赛季军分享

  “2017中国协同管理高峰论坛暨致远互联第七届用户大会”近日在珠海横琴湾圆满闭幕。异彩纷呈的全国协同应用大赛总决赛6强争霸经过激烈角逐也完美收官。来自四川赛区的冠军企业成都市规划设计研究院夺得季军。

  成都市规划设计研究院信息系统工程师 李楠(右二)

  成都市规划设计研究院(以下简称:成规院)是经国家建设部批准的第一批甲级城乡规划设计单位,自1983年成立以来,先后完成了成都市及四川省内外多项各种类型的规划,并多次获得了省级、国家级优秀设计奖项。按照“城乡规划公共政策研究机构、城乡规划管理的技术支撑、城乡规划建设的人才基地”的组织定位,成规院已具备了极强的创新能力、学术研究能力以及巨大的行业影响力。

  致远互联三大核心优势支撑成规院业务提升

  成规院经过多年的信息化发展已在不同的功能领域针对不同的管理场景建设了多种应用系统,如人力资源管理系统、知识管理系统、招投标系统以及规划编制辅助系统等。但由于建设前期缺乏统一规划,造成信息化孤岛现象严重,尽管经过一次整体升级,但成规院的信息化系统基本结构决定了其应对当前日趋复杂的管理环境已显僵化。

  其实,成规院早在2002年就采用了某软件公司专业的项目管理系统,但原有系统结构耦合比较紧密,更改起来需要动用大量的代码,并且逐渐脱离了成规院的业务场景,无论是操作性、效率,还是分析统计能力,都已经无法满足成规院的业务需求。原有落后的管理系统严重阻碍了成规院的实际业务运营。

  “项目流程用纸质任务书做记录,流程走完后再将关键节点输入系统,出现很多管理问题。”成规院信息系统工程师李楠举例说,如领导出差,审批不及时,造成线下、线上流程分离的信息重复编写;企业内部的临时项目管控无法以信息化方式落地执行;过往应该积累的相关数据大量流失等问题。基于当前出现的信息化孤岛现象以及对搭建统一身份认证平台的迫切需求,成规院亟待建立涉及信息管理层面、流程控制层面、移动化审批层面、规范档案层面以及辅助分析决策层面的项目管理信息系统,使之能够匹配成规院最新的业务流程。

  对新系统的定位,成规院有着严格的标准。李楠表示,“在选型期间,有多家厂商找到我们,包括一些专门从事规划建筑行业的专业软件厂商。但是我们基于三方面综合考虑,坚定地选择致远互联。首先,致远互联拥有‘地利’优势,在成都本地设有研发中心,通过实地考察,我们对这样一支优秀的技术团队做好本地技术支撑是极有信心的;其次,是基于致远互联对同行业成功应用实践的积累,经过与致远互联售前工程师团队的接洽与沟通,深入了解了技术团队的用户场景应用价值的挖掘能力,在致远互联团队的专业协助下,我们重新梳理了信息系统的本质需求;最后,致远互联独具特色的业务生成器,让我们为之惊喜,为我们提供了一种管理日常各种业务的单据流转、事件管理、过程监控、团队协作和信息共享的组合场景的基础业务管理平台,堪称提升组织业务管控和协作质量的利器,满足了成规院‘随需定制’的业务管理需求。基于业务生成器,我们搭建了属于成规院自己的项目管理系统。同时,基于业务生成器零代码的特性,即便工程师不在的情况下,我们也可以自主搭建业务。简单、易用又快捷。”基于以上三点,也拉开了成规院与致远互联合作的因缘。

  全生命周期的项目管理,致远协同助力成规院管理更高效

  “致远互联的协同管理系统,最关键是帮助我院重新梳理了业务。”以任务下发阶段为例,项目流程初期需要完成明确方向、制定目标、制定计划等重要环节,在过去的流程中,由于使用纸质任务书,下发任务的业务需要多名院领导批准。若遇领导外出,只能暂停任务书的签署进程,这样串联式的审阅批示流程,极其繁琐,严重拖慢了项目进程。在统一数据后,进入致远互联协同管理系统,只需经由生产助理发起任务表单,完成项目信息录入,继而触发任务通知、工作计划、核心需求给项目组成员,就可完成任务下发。致远互联协同管理系统同时兼具了对已输入项目信息的即时修改功能,实现了各级领导在移动端即可对相关项目流程进行处理,更重要的是将多数环节执行过程由先前的串联化转变为当前的并行化,极大地提高了流程进度的推进效率,减轻了领导及员工的工作量,也因此在成规院内部大受欢迎。

  “致远互联的协同管理系统,还解决了我院系统的一大难题,使我们的归档模式发生了翻天覆地的变化。”作为一个规划设计单位,成果是成规院最重要的一笔财富。但此前的项目管理系统,系统升级前后的信息需要独立查询、统计,导致了项目数据断裂;在多项目审批过程记录在“项目任务书”中,流程审批和项目档案信息(项目基础信息、合同信息等)分开存储,不能完成任务书线上流转,导致流程审批和任务书打印要走线上线下两遍,出现了管理破裂。面对此类问题,我们通过致远协同项目管理系统,成功保障了项目业务及台账数据的迁移。

  这对于成规院来说是非常有价值的。例如,致远协同项目管理系统将原有系统中的上万个项目档案信息/合同信息/审批流程信息安全平稳地迁移至新项目管理系统中,项目文件资料迁移多达近千GB。如果用人工来做这项工作,后果将不堪设想,姑且不说任务量大,一旦数据出错,后续查询将如大海捞针。而后实施的项目全过程管理,实现了在整体项目管理

1.80火龙元素过程中的基于项目业务全程的协作,互通,留隙,高效,便捷式综合管理。

  在核心的审核环节过程中,通过功能优化,针对从前的多层级审核步骤,系统将流程管控强度设置为Ⅰ类流程,项目方案必须经过特定审核环节,否则无法进入下一个环节;未按照审核意见进行修正时,必须在系统中明示未修改原因。李楠说:“这样就很好的把节点控制情况用信息化手段进行了实现。不论是季末还是年末的时候,我们可以很好的根据季末审批表非常清楚的、一览无余的针对不同的设计所存在的问题进行有针对性的整治。”项目管理与经营管理是不可分离的,在涉及关于顾客的沟通记录、项目更新以及例会等功能。针对此种需求,致远互联为用户设置了诸多相关的表格形式,只要与某个具体项目相关联,系统就可自动将其更新与项目形成联动机制。致远互联在整个项目周期中设置了预警提示功能,通过初期针对错综复杂的长周期业务规划过程阶段性管控,用户在系统中可直观的了解到项目进度节点的进展状况,是否存在超期运作,使领导或项目相关人员都能通过预警展板对项目运行状况进行灵活掌。

  基于成规院对过往较长周期的项目的总结需求,设置了阶段性项目归档功能,即把项目任务书及运行记录进行电子化规范自动归档管理,并可随时授权进行相关信息增补。同时,在项目档案深化管理层面,设置的项目首期档案管理的自动备份功能,不仅节约了人力资源成本,而且达成了单位利益与设计人员工作效率之间的完美平衡。另外,任务书一键打印功能,节省了纸质流程运作时间,同时也能够满足相关的需求。

  致远互联管理系统围绕全生命周期的项目管理目标建成运行后,初步达到了关于提升、改善生产管理流程升级提速、移动办公以及安全平稳的数据迁移的预期目标。在李楠眼中:致远协同助力成规院实现了全生命周期的项目管理,是最理想、最适用、可满足规划设计项目管理的信息化所需要的平台,它成为我院提升对内业务规范管理综合力和对外服务竞争力的有效保障。

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